2027 musst du E-Rechnungen verschicken. Fang jetzt an.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen ausstellen. Warum du nicht bis Dezember warten solltest und wie die Umstellung reibungslos klappt.

Seit gut einem Jahr müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die nächste Stufe steht vor der Tür: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen auch als E-Rechnung verschicken.

Maßgeblich ist der Umsatz 2026. Wenn du über der Grenze liegst, läuft die Uhr also schon.

Wann gilt was?

Seit 1. Januar 2025: Empfang von E-Rechnungen für alle Pflicht.
Ab 1. Januar 2027: Versand Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028: Versand Pflicht für alle Unternehmen.

Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per Mail reicht dann nicht mehr.

Warum du nicht bis Dezember warten solltest

Auf den ersten Blick klingt das nach einem Software-Update. In der Praxis hängt am Rechnungsausgang aber mehr, als man denkt:

Stimmen die Stammdaten deiner Kunden? Eine E-Rechnung braucht saubere Angaben, zum Beispiel Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern.
Woher kommen die Daten für die Rechnung? Aus dem CRM, aus der Zeiterfassung, aus der Warenwirtschaft, aus Excel?
Wer prüft und gibt frei, bevor die Rechnung rausgeht?
Wie landet die Rechnung in der Buchhaltung und beim Steuerberater?

Wenn all das heute über Copy und Paste läuft, wird die Umstellung im Dezember stressig. Im Februar ist sie entspannt.

Was bedeutet das für dein Unternehmen?

Die E-Rechnung ist die perfekte Gelegenheit, den ganzen Weg vom Auftrag bis zum Zahlungseingang einmal aufzuräumen. Wer das richtig macht, bekommt am Ende mehr als eine gesetzeskonforme Rechnung:

Rechnungen entstehen automatisch aus erfassten Leistungen.
Freigaben laufen digital statt per Zuruf.
Offene Posten und Mahnungen werden automatisch nachverfolgt.
Die Buchhaltung bekommt alles vollständig und pünktlich.

Unsere Empfehlung

Prüf jetzt, ob du 2027 betroffen bist. Und dann zeichne einmal auf, wie eine Rechnung heute bei dir entsteht, Schritt für Schritt. Jeder Schritt, bei dem jemand etwas abtippt, ist ein Kandidat für eine Automation.

Wer jetzt anfängt, hat zum Jahreswechsel keine Pflicht erfüllt, sondern einen Prozess, der jeden Monat Zeit spart.