Ab Januar musst du E-Rechnungen empfangen können. Bist du bereit?

Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Was sich ändert, warum ein PDF nicht mehr reicht und wie du aus der Pflicht einen echten Vorteil machst.

In sechs Wochen ist es so weit. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe.

Viele denken jetzt: Wir bekommen doch längst Rechnungen per Mail. Das stimmt. Aber das ist nicht gemeint.

PDF ist keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Gemeint sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Ein normales PDF ist für das Finanzamt ab 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung“.

Der Unterschied ist riesig. Ein PDF muss ein Mensch lesen und abtippen. Eine E-Rechnung kann deine Software direkt verarbeiten: Lieferant, Betrag, Steuersatz, Positionen. Alles da, ohne dass jemand etwas eingibt.

Wann gilt was?

Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch verschicken.
Ab 1. Januar 2028: Diese Pflicht gilt dann für alle.

Bis dahin darfst du noch PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen musst du die neuen aber ab Januar.

Was bedeutet das für dein Unternehmen?

Im ersten Schritt brauchst du ein E-Mail-Postfach, in dem E-Rechnungen ankommen, und eine Software, die sie lesen und anzeigen kann. Die gängigen Buchhaltungsprogramme können das inzwischen.

Spannend wird es aber im zweiten Schritt. Denn wenn Rechnungen sowieso strukturiert ankommen, kannst du den ganzen Ablauf dahinter automatisieren:

Rechnung kommt rein und wird automatisch dem richtigen Lieferanten und Projekt zugeordnet.
Die Software prüft, ob Betrag und Bestellung zusammenpassen.
Die Freigabe läuft digital an die zuständige Person.
Nach der Freigabe geht alles direkt in die Buchhaltung.

Was heute in vielen Unternehmen jede Woche Stunden kostet, läuft dann fast von selbst.

Unsere Empfehlung

Erfülle die Pflicht nicht nur, sondern nutze sie. Klär bis Jahresende, wo E-Rechnungen bei dir ankommen und welche Software sie verarbeitet. Und schau dir dann in Ruhe an, wie viel Handarbeit in deinem Rechnungseingang steckt.

Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen die erste Automation, die sich ab dem ersten Monat rechnet. Immer.